Gérer les articles en stock
Créez, organisez et suivez tous vos articles en stock avec un système complet de gestion d'inventaire adapté aux besoins de votre établissement.
Introduction
Les articles en stock constituent le cœur de votre système de gestion d'inventaire. Chaque article représente un produit, une fourniture ou un équipement que votre établissement possède et doit gérer.
À savoir
GO4STOCK génère automatiquement des références uniques pour chaque article. Ces références suivent le format : CAT-YYMMDD-CODE où CAT est le code de catégorie, YYMMDD la date de création, et CODE un identifiant unique.
Affichage et filtres
La liste des articles s'affiche sous forme de cartes visuelles avec des filtres puissants pour faciliter la recherche et l'organisation.
Vue en cartes
Visualisation claire avec photo, quantité, valeur et statut pour chaque article.
Filtres
- • Filtrer par catégorie
- • Filtrer par emplacement
- • Filtrer par statut (OK, Alerte, Rupture)
Recherche
Recherche instantanée par nom, référence ou code-barres de l'article.
Informations visibles sur chaque carte
Chaque carte d'article affiche les informations essentielles pour une gestion rapide :
Informations stockées pour chaque article
Informations de base
Données financières
Gestion du stock
Caractéristiques techniques
Comment créer un article de stock ?
Informations générales
📝 Nom de l'article
Donnez un nom clair et descriptif à votre article.
Exemple : Cahier 100 pages grands carreaux
📄 Description
Ajoutez une description détaillée de l'article (optionnel mais recommandé).
"Cahier scolaire avec couverture rigide, 100 pages format A4, grands carreaux 3mm. Adapté pour les élèves du secondaire."
🗂️ Catégorie
Sélectionnez la catégorie à laquelle appartient l'article.
Exemple : Papeterie
📷 Photo de l'article
Ajoutez une photo pour faciliter l'identification visuelle de l'article.
![[CAPTURE D'ÉCRAN : Formulaire de création d'un article - Informations générales]](/vite/assets/stock_items_form-BJe2LG63.png)
Gestion du stock
📦 Quantité initiale
Indiquez la quantité de l'article lors de sa création (si vous en possédez déjà).
Exemple : 500
⚠️ Stock minimum
Définissez le seuil minimal de stock. En dessous de ce seuil, le système vous alertera.
Exemple : 50 (le système alertera quand le stock passe sous 50)
📈 Stock maximum (optionnel)
Définissez un stock maximum pour éviter le surstockage.
Exemple : 1000
📍 Emplacement
Sélectionnez l'emplacement de stockage principal de cet article.
Exemple : Magasin principal
📏 Unité de mesure
Précisez l'unité dans laquelle l'article est compté (pièce, boîte, carton, kg, litre, etc.).
Exemple : Pièce
Astuce
Définissez le stock minimum à environ 20-25% de votre consommation mensuelle pour éviter les ruptures de stock tout en maintenant un stock optimal.
Informations financières
💰 Prix unitaire
Indiquez le prix d'achat unitaire de l'article.
Exemple : 750 F CFA
Note : Le système calculera automatiquement la valeur totale en stock en multipliant la quantité par le prix unitaire. Le coût moyen pondéré (CMP) sera également calculé automatiquement lors des mouvements de stock.
Informations complémentaires (optionnelles)
🏷️ Code-barres
Si l'article possède un code-barres, vous pouvez le saisir pour faciliter le scanning.
🔢 Numéro de série
Pour les équipements et matériels avec numéro de série unique.
📋 Spécifications techniques
Ajoutez toute information technique pertinente (dimensions, poids, caractéristiques, etc.).
📎 Documents joints
Vous pouvez joindre des fichiers (fiches techniques, garanties, certifications, etc.).
Types d'articles
GO4STOCK permet de gérer différents types d'articles selon vos besoins. Voici les principaux types d'articles que vous pouvez gérer :
Articles consommables
Articles utilisés et consommés régulièrement
- Fournitures de bureau (stylos, cahiers, papier)
- Produits d'entretien
- Petites fournitures pédagogiques
💡 Pour ces articles, définissez un stock minimum élevé car ils se consomment rapidement.
Équipements durables
Matériel et équipements à longue durée de vie
- Matériel informatique
- Mobilier scolaire
- Équipements de laboratoire
💡 Utilisez les numéros de série pour ces articles afin d'assurer une traçabilité complète.
Manuels et livres
Livres scolaires et ressources pédagogiques
- Manuels scolaires
- Livres de bibliothèque
- Ressources pédagogiques
💡 Utilisez les codes ISBN comme code-barres pour faciliter l'identification.
Uniformes et vêtements
Uniformes scolaires et équipements sportifs
- Uniformes scolaires (chemises, pantalons, jupes)
- Tenues de sport
- Accessoires (cravates, badges)
💡 Créez des variantes par taille (S, M, L, XL) pour une gestion précise.
Gérer les stocks
📊 Consulter le niveau de stock
Pour chaque article, vous pouvez visualiser instantanément :
- La quantité actuelle en stock
- La valeur totale (quantité × prix unitaire)
- L'emplacement de stockage
- Le statut (OK, Alerte, Rupture)
✏️ Modifier un article
Vous pouvez modifier à tout moment les informations d'un article :
- 1. Accédez à la liste des articles
- 2. Cliquez sur le menu ⋮ de l'article
- 3. Sélectionnez « Modifier »
- 4. Apportez vos modifications
- 5. Cliquez sur « Enregistrer »
⚠️ La modification de la quantité en stock doit se faire via les mouvements de stock, pas via l'édition de l'article.
📷 Ajouter/Modifier une photo
Les photos facilitent l'identification rapide des articles. Pour ajouter une photo :
- 1. Ouvrez la fiche de l'article
- 2. Cliquez sur « Ajouter une photo »
- 3. Sélectionnez votre image
- 4. L'image sera automatiquement redimensionnée
💡 Formats acceptés : JPG, PNG, GIF. Taille max : 5 Mo
📎 Joindre des documents
Vous pouvez joindre des documents à chaque article (fiches techniques, garanties, etc.) :
- 1. Ouvrez la fiche de l'article
- 2. Accédez à l'onglet « Documents »
- 3. Cliquez sur « Ajouter un document »
- 4. Sélectionnez le fichier et ajoutez un titre
💡 Formats acceptés : PDF, Word, Excel, Images
![[CAPTURE D'ÉCRAN : Liste des articles avec détails de stock]](/vite/assets/stock_items_list-DAREBfwX.png)
Alertes de stock
Le système de gestion des stocks vous alerte automatiquement lorsque le niveau de stock d'un article devient critique.
🚨 Niveaux d'alerte
Stock OK (Vert)
La quantité en stock est supérieure au stock minimum défini.
Exemple : Stock actuel = 300, Stock min = 50 → Statut : OK
Alerte (Jaune/Orange)
La quantité en stock est proche ou égale au stock minimum. Il est temps de recommander.
Exemple : Stock actuel = 48, Stock min = 50 → Statut : Alerte
Rupture de stock (Rouge)
Le stock est à zéro ou proche de zéro. Action urgente requise.
Exemple : Stock actuel = 0, Stock min = 50 → Statut : Rupture
🔔 Notifications d'alerte
Lorsqu'un article passe en alerte, le système :
- • Affiche une notification sur le tableau de bord
- • Marque l'article dans la liste "Articles critiques"
- • Envoie une alerte au gestionnaire de stock (si activé)
⚡ Actions recommandées
Lorsqu'un article est en alerte :
- 1. Vérifiez le niveau de stock réel
- 2. Consultez les statistiques de consommation
- 3. Créez une demande d'achat pour réapprovisionner
- 4. Contactez le fournisseur si nécessaire
Suivi et traçabilité
GO4STOCK maintient un historique complet de tous les mouvements pour chaque article, assurant une traçabilité totale.
📜 Historique des mouvements
Pour chaque article, vous pouvez consulter l'historique complet des mouvements :
📥 Entrées
- • Date et heure
- • Quantité entrée
- • Provenance (achat, don, transfert)
- • Utilisateur responsable
📤 Sorties
- • Date et heure
- • Quantité sortie
- • Destination (utilisation, don, perte)
- • Utilisateur responsable
🔄 Transferts
- • Date et heure
- • Quantité transférée
- • Emplacement source
- • Emplacement destination
📊 Statistiques de consommation
Le système calcule automatiquement :
- • Consommation mensuelle moyenne
- • Taux de rotation du stock
- • Prévision de rupture de stock
- • Tendances de consommation
🔍 Audit et contrôle
Chaque action est tracée avec :
- • Identité de l'utilisateur
- • Date et heure précises
- • Type d'opération effectuée
- • Justification (si requise)
Bonnes pratiques
Utilisez des noms clairs et descriptifs
Nommez vos articles de manière explicite pour faciliter les recherches. Exemple : 'Cahier 100 pages grands carreaux' plutôt que 'Cahier 1'.
Organisez par catégories cohérentes
Créez une structure de catégories logique avant d'ajouter vos articles. Cela facilitera grandement la gestion et les rapports.
Définissez des seuils de stock réalistes
Basez vos stocks minimum sur l'analyse de la consommation réelle, pas sur des estimations. Analysez vos données sur 3-6 mois.
Ajoutez des photos pour les articles importants
Les photos facilitent l'identification rapide, surtout pour le matériel technique ou les équipements. Prenez des photos nettes et en bonne lumière.
Mettez à jour régulièrement les prix
Actualisez les prix unitaires lors de chaque nouvel achat pour maintenir une valorisation correcte du stock.
Effectuez des inventaires réguliers
Planifiez des inventaires physiques au moins une fois par trimestre pour garantir la fiabilité de vos données.
Documentez les articles coûteux
Pour le matériel de valeur, joignez systématiquement factures, garanties et fiches techniques.
Questions fréquentes
Comment modifier la quantité en stock d'un article ?
La quantité en stock ne se modifie PAS directement depuis la fiche article. Vous devez créer un mouvement de stock (entrée ou sortie) pour modifier la quantité. Cette méthode garantit la traçabilité complète de tous les mouvements. Consultez la section 'Mouvements de stock' pour plus de détails.
Puis-je avoir le même article dans plusieurs emplacements ?
Oui ! Chaque article a un emplacement principal, mais vous pouvez stocker le même article dans plusieurs emplacements en utilisant les transferts de stock. Le système garde la trace de la quantité dans chaque emplacement tout en maintenant un total global pour l'article.
Comment gérer les articles avec des variantes (tailles, couleurs) ?
Pour les articles avec variantes (ex: uniformes en différentes tailles), créez un article séparé pour chaque variante. Utilisez une convention de nommage cohérente, par exemple : 'Chemise scolaire garçon - Taille S', 'Chemise scolaire garçon - Taille M', etc. Vous pouvez ensuite les regrouper dans la même catégorie pour faciliter la gestion.
Que se passe-t-il si je supprime un article qui a des mouvements ?
Vous ne pouvez pas supprimer un article qui a déjà des mouvements de stock enregistrés. Cela garantit l'intégrité de l'historique et des statistiques. Si vous ne souhaitez plus utiliser un article, vous pouvez le marquer comme 'inactif' dans la fiche article. Il restera visible dans les rapports historiques mais n'apparaîtra plus dans les listes actives.
Comment fonctionne le calcul du coût moyen pondéré (CMP) ?
Le CMP est calculé automatiquement à chaque entrée de stock. Formule : CMP = (Valeur stock actuel + Valeur nouvelle entrée) / (Quantité actuelle + Quantité entrée). Par exemple, si vous avez 100 articles à 500 F CFA et que vous achetez 50 articles à 600 F CFA, le nouveau CMP sera : (100×500 + 50×600) / (100+50) = 533,33 F CFA.
Puis-je importer une liste d'articles depuis Excel ?
Oui, GO4STOCK propose une fonctionnalité d'import en masse via fichier Excel/CSV. Téléchargez d'abord le modèle Excel depuis la page des articles, remplissez-le avec vos données (nom, catégorie, prix, stock, etc.), puis importez le fichier. Le système validera les données et créera les articles automatiquement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors de la mise en place initiale du système.
Prochaines étapes
Maintenant que vous maîtrisez la gestion des articles, explorez ces fonctionnalités complémentaires :
