Demandes d'Achat
Demandez et comparez les devis de plusieurs fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
Une demande d'achat vous permet de solliciter des devis auprès de plusieurs fournisseurs pour un même besoin, puis de comparer les offres pour choisir la meilleure.
Comparaison systématique
Comparez facilement les prix, délais et conditions proposés par différents fournisseurs sur un seul tableau.
Optimisation budgétaire
Obtenez les meilleurs prix en mettant les fournisseurs en concurrence et en négociant.
Traçabilité des décisions
Conservez l'historique de toutes les demandes et devis pour justifier vos choix d'achat.
Cycle de vie d'une demande d'achat
Une demande d'achat passe par plusieurs statuts selon son avancement.
Demande annulée
Une demande peut être annulée à tout moment avant la création du bon de commande.
Comment créer une demande d'achat
Créer la demande
Allez dans GO4STOCK > Demandes d'achat et cliquez sur 'Nouvelle demande'.
Informations à saisir :
- • Référence de la demande (générée automatiquement)
- • Date de la demande
- • Notes ou justification de la demande
Ajouter les articles
Listez tous les articles dont vous avez besoin avec les quantités souhaitées.
Astuce :
Vous pouvez ajouter des articles même s'ils n'existent pas encore dans votre catalogue. Le système les créera automatiquement.
Sélectionner les fournisseurs
Choisissez au moins 2 fournisseurs auprès desquels vous souhaitez obtenir des devis.
Suggestion automatique
Le système vous suggère les fournisseurs qui proposent déjà ces articles dans leur catalogue.
Envoyer la demande
Validez et envoyez la demande aux fournisseurs sélectionnés.
Le système va automatiquement :
- • Générer un document de demande de devis professionnel
- • Envoyer la demande par email aux fournisseurs (si configuré)
Comparer les devis
Une fois que les fournisseurs ont répondu, comparez leurs offres pour choisir la meilleure.
Tableau comparatif des devis
| Article | Quantité | Fournisseur 1 | Fournisseur 2 | Fournisseur 3 | Meilleur prix |
|---|---|---|---|---|---|
| Cahiers 100 pages | 500 | 350 FCFA | 300 FCFA | 325 FCFA | Fournisseur 2 |
| Stylos bleus | 300 | 100 FCFA | 120 FCFA | - | Fournisseur 1 |
Économies garanties
Identifiez instantanément le fournisseur le moins cher pour chaque article.
Décision éclairée
Comparez non seulement les prix mais aussi les délais de livraison et conditions de paiement.
Historique complet
Conservez tous les devis reçus pour de futures références et négociations.
Exemple pratique
Contexte :
Votre école a besoin de fournitures scolaires pour la rentrée. Vous créez une demande d'achat pour comparer les prix.
Articles demandés :
- • 500 cahiers 100 pages
- • 300 stylos bleus
- • 200 crayons HB
Fournisseurs consultés :
Papeterie Moderne
Fournitures Plus
Bureau Direct
Résultat :
- • Fournitures Plus propose les meilleurs prix pour les cahiers et stylos
- • Papeterie Moderne a les meilleurs délais de livraison
- • Vous choisissez Fournitures Plus et économisez 15% par rapport à un achat sans comparaison
Bonnes pratiques
Consultez au moins 3 fournisseurs
Pour avoir un véritable comparatif et pouvoir négocier, sollicitez au minimum 3 devis.
Définissez des critères de sélection clairs
Le prix n'est pas le seul critère. Considérez aussi : qualité, délais, conditions de paiement, fiabilité du fournisseur.
Fixez un délai de réponse
Indiquez aux fournisseurs une date limite pour envoyer leur devis (généralement 5-7 jours ouvrables).
Conservez tous les devis
Même ceux non retenus. Ils serviront de référence pour de futures négociations.
Négociez
Si les prix diffèrent beaucoup, montrez au fournisseur le plus cher les prix de ses concurrents pour négocier.
Documentez votre choix
Notez les raisons de votre sélection pour justifier votre décision auprès de la direction.
Questions fréquentes
Dois-je obligatoirement utiliser les demandes d'achat ?
Non, vous pouvez créer directement des bons de commande si vous connaissez déjà votre fournisseur. Les demandes d'achat sont recommandées pour les achats importants ou lorsque vous souhaitez comparer plusieurs offres.
Puis-je modifier une demande d'achat déjà envoyée ?
Si vous n'avez pas encore reçu de réponse d'un fournisseur, vous pouvez annuler la demande et en créer une nouvelle. Si des fournisseurs ont déjà répondu, il est préférable de créer une nouvelle demande pour éviter la confusion.
Comment gérer les devis incomplets ?
Si un fournisseur n'a proposé de prix que pour certains articles, vous pouvez : 1) Lui demander de compléter son devis, 2) Comparer ce qu'il a fourni et éventuellement combiner plusieurs fournisseurs, 3) L'exclure de la comparaison s'il est trop incomplet.
Le système choisit-il automatiquement le moins cher ?
Non, le système vous présente un tableau comparatif et peut mettre en évidence l'offre la moins chère, mais la décision finale vous appartient. Vous devez prendre en compte d'autres facteurs comme la fiabilité du fournisseur, les délais, la qualité, etc.
Que deviennent les demandes d'achat après création du bon de commande ?
Elles sont archivées avec le statut 'Clôturée'. Vous pouvez toujours les consulter pour référence future. Tous les devis reçus restent accessibles dans l'historique.
