Paramètres RH
Configurez les paramètres globaux du module RH pour adapter GO4SRH aux besoins spécifiques de votre établissement. Ces paramètres définissent les règles de base qui s'appliqueront à l'ensemble de votre organisation.
Introduction
Les paramètres RH constituent le socle de configuration de votre module de gestion des ressources humaines. Une configuration appropriée garantit que le système fonctionne en conformité avec vos politiques internes et les réglementations locales.
Seuls les utilisateurs avec le rôle "Administrateur RH" ou "Directeur" peuvent modifier ces paramètres. Les modifications sont automatiquement tracées dans le journal d'audit.
Certains paramètres, une fois configurés et utilisés, ne peuvent plus être modifiés sans impact sur les données existantes. Prenez le temps de bien comprendre chaque option avant de l'activer.
Paramètres généraux
Définissez les paramètres de base qui s'appliquent à l'ensemble de votre gestion RH.
Période de référence
Définissez l'exercice RH de votre établissement. Cette période sert de base pour le calcul des droits à congés, les rapports annuels et les évaluations.
Durée hebdomadaire de travail
Indiquez le nombre d'heures de travail standard par semaine. Cette valeur sert de référence pour le calcul des congés en heures.
Unité de congés
Choisissez l'unité principale pour gérer les congés : jours ouvrables, jours ouvrés ou heures.
Numérotation du personnel
Configurez le format de numérotation automatique des matricules employés (préfixe, nombre de chiffres, auto-incrémentation).
Délais de préavis
Définissez les délais de préavis minimum pour les différents types de congés (congés annuels, congés exceptionnels, etc.).
Documents obligatoires
Listez les documents que tout nouveau membre du personnel doit fournir lors de son embauche (CNI, diplômes, certificat médical, etc.).
Calendrier de travail
Configurez le calendrier annuel de votre établissement en définissant les jours travaillés, les jours fériés et les périodes de fermeture.
Sélectionnez l'année de référence
Choisissez l'année pour laquelle vous souhaitez configurer le calendrier. Vous pouvez préparer le calendrier de l'année suivante à l'avance.
Définissez les jours fériés
Ajoutez les jours fériés nationaux et locaux. Le système propose des modèles prédéfinis pour plusieurs pays :
- Cameroun : 11 jours fériés officiels
- France : 11 jours fériés + jours fériés locaux (Alsace-Moselle)
- Autre : Créez votre propre liste personnalisée
Configurez les jours travaillés
Indiquez quels jours de la semaine sont travaillés (généralement du lundi au vendredi, mais peut varier selon les établissements).
Ajoutez les périodes de fermeture
Définissez les périodes pendant lesquelles l'établissement est fermé (vacances scolaires, fermeture annuelle, etc.) :
- Vacances de Toussaint
- Vacances de Noël
- Vacances d'hiver
- Vacances de printemps
- Vacances d'été
Validez et enregistrez
Vérifiez l'aperçu du calendrier et enregistrez votre configuration. Le calendrier sera immédiatement appliqué pour le calcul des congés.
Le système propose chaque année de reconduire le calendrier de l'année précédente avec ajustement automatique des dates mobiles (Pâques, Ascension, etc.).
Configuration des congés
Paramétrez les règles de gestion des congés : report, validation, fractionnement et autres options avancées.
Report de congés
Gérez le report des congés non pris d'une année sur l'autre.
- Autoriser ou interdire le report
- Nombre maximum de jours reportables
- Date limite d'utilisation des jours reportés
- Report automatique ou sur demande
Workflow de validation
Configurez le processus de validation des demandes de congés.
- Validation simple ou double
- Validateurs par défaut (hiérarchie automatique)
- Délai maximum de validation
- Auto-validation pour certains types de congés
Fractionnement des congés
Définissez les règles de fractionnement des périodes de congés.
- Autoriser les demi-journées
- Durée minimale par période
- Nombre maximum de périodes par an
- Périodes interdites au fractionnement
Solde négatif
Gérez l'autorisation de prise de congés avec solde négatif (congés par anticipation).
- Autoriser ou interdire les soldes négatifs
- Solde négatif maximum autorisé
- Validation spéciale requise
- Modalités de régularisation
Périodes de gel
Définissez des périodes pendant lesquelles les congés sont interdits ou fortement limités.
- Début et fin d'année scolaire
- Périodes d'examens
- Événements importants (rentrée, conseils de classe, etc.)
- Exceptions par fonction
Quotas d'équipe
Limitez le nombre de personnes en congé simultanément pour assurer la continuité de service.
- Pourcentage maximum d'absents simultanés
- Nombre maximum d'absents simultanés
- Configuration par fonction ou département
- Alertes en cas de dépassement de quota
Modifier ces paramètres après avoir enregistré des congés peut avoir un impact sur les soldes existants. Effectuez une sauvegarde avant toute modification majeure.
Notifications
Configurez les notifications automatiques envoyées aux différents acteurs du système RH (personnel, managers, RH).
Demandes de congés
Notifications liées aux demandes de congés et absences.
- Nouvelle demande soumise (aux validateurs)
- Demande approuvée (au demandeur)
- Demande rejetée (au demandeur avec motif)
- Rappel demandes en attente (aux validateurs)
Échéances importantes
Alertes pour ne manquer aucune date importante.
- Fin de période d'essai (30, 15 et 7 jours avant)
- Fin de contrat CDD (60, 30 et 15 jours avant)
- Anniversaire de travail (pour évaluation annuelle)
- Rappel évaluation annuelle
- Document expiré ou proche de l'expiration
Anomalies et alertes
Détection automatique de situations anormales nécessitant attention.
- Solde de congés négatif
- Taux d'absentéisme élevé
- Absence sans justificatif
- Retards répétés
- Dépassement seuil d'heures supplémentaires
Rapports récurrents
Envoi automatique de rapports de synthèse aux managers et à la direction.
- Rapport hebdomadaire des absences
- Rapport mensuel des congés pris et à venir
- Bilan trimestriel RH
- Destinataires personnalisables par rapport
Pour chaque type de notification, choisissez les canaux de diffusion : email, notification push, SMS, ou notification dans l'application.
Droits d'accès
Configurez les permissions détaillées pour chaque rôle utilisateur et protégez les informations sensibles.
Rôles prédéfinis
GO4SRH propose plusieurs rôles standards que vous pouvez personnaliser :
- Employé : Consultation de son propre dossier et soumission de demandes
- Manager d'équipe : Validation des demandes de son équipe et consultation des dossiers
- Responsable RH : Gestion complète du personnel et des congés
- Directeur RH : Accès complet incluant paramètres et rapports stratégiques
- Administrateur système : Tous les droits y compris configuration technique
Permissions granulaires
Pour chaque rôle, définissez précisément les actions autorisées :
- Personnel : Créer, consulter, modifier, supprimer, exporter
- Congés : Soumettre, valider, rejeter, annuler, ajuster soldes
- Évaluations : Créer, remplir, consulter, valider
- Documents : Téléverser, consulter, télécharger, supprimer
- Rapports : Consulter, exporter, planifier
Champs sensibles
Certaines informations peuvent être masquées pour certains rôles :
- Salaire : Visible uniquement par RH et direction
- Coordonnées bancaires : Visible uniquement par comptabilité et RH
- Évaluations : Visibles uniquement par l'employé, son manager et RH
- Motifs d'absence : Détails visibles uniquement par RH (les managers voient juste "congé maladie" sans détails médicaux)
Journal d'audit
Toutes les actions sont tracées pour assurer la sécurité et la conformité :
- Qui a fait quoi et quand
- Avant/après pour chaque modification
- Traçabilité des exports de données
- Tentatives d'accès refusées
- Conservation des logs selon politique de rétention
Le système respecte les principes de confidentialité et permet de configurer l'accès aux données personnelles selon le principe du "besoin d'en connaître". Consultez la documentation RGPD pour plus d'informations.
Intégrations
Connectez GO4SRH avec vos autres outils de gestion pour automatiser les échanges de données et éviter les doubles saisies.
Exportez automatiquement les données nécessaires à l'établissement de la paie.
- Formats supportés : CSV, Excel, XML
- Données exportées : heures travaillées, absences, primes, retenues
- Fréquence : mensuelle, bimensuelle ou à la demande
- Mapping personnalisable des champs
Transférez les écritures liées aux salaires et charges sociales.
- Export des provisions pour congés payés
- Masse salariale et charges
- Compatible avec Sage, Ciel, QuickBooks, etc.
- Export au format FEC pour contrôles fiscaux
Synchronisez les comptes utilisateurs avec votre annuaire d'entreprise.
- Import automatique des nouveaux employés
- Authentification unique (SSO)
- Synchronisation des groupes et services
- Mise à jour automatique des informations (email, téléphone, etc.)
Publiez les absences dans les calendriers d'équipe (Google Calendar, Outlook, etc.).
- Export au format iCal
- Abonnement par équipe ou service
- Mise à jour en temps réel
- Vue d'équipe partagée avec niveau de détail configurable
Configurez vos propres serveurs SMTP pour l'envoi des notifications.
- Configuration SMTP personnalisée
- Adresse d'envoi personnalisable
- Templates d'emails personnalisables
- Signature automatique avec logo établissement
Développez vos propres intégrations via notre API complète.
- API complète documentée (Swagger/OpenAPI)
- Authentification OAuth 2.0
- Webhooks pour notifications en temps réel
- Rate limiting et quotas configurables
Contactez notre équipe technique pour développer une intégration sur mesure avec vos systèmes internes.
Questions fréquentes
Puis-je modifier la période de référence en cours d'année ?
Techniquement oui, mais c'est fortement déconseillé si vous avez déjà enregistré des congés. Un changement de période de référence peut affecter :
- Les acquisitions de congés : Les droits calculés prorata temporis seront recalculés
- Les reports de congés : La date limite d'utilisation changera
- Les rapports : Les statistiques annuelles seront réorganisées
Recommandation : Si vous devez absolument changer la période de référence :
- Faites une sauvegarde complète de vos données
- Exportez tous les rapports de l'exercice en cours
- Avertissez tous les utilisateurs de la modification à venir
- Effectuez le changement pendant une période creuse (vacances)
- Vérifiez les soldes de tous les employés après modification
Si possible, planifiez ce changement pour coïncider avec le début d'un nouvel exercice. Contactez le support pour une assistance personnalisée.
Les paramètres sont-ils sauvegardés automatiquement ?
Oui, GO4SRH dispose de plusieurs mécanismes de sauvegarde :
- Sauvegarde automatique : Chaque modification de paramètre est immédiatement enregistrée
- Historique des modifications : Les 100 dernières modifications sont conservées avec date, heure et auteur
- Export manuel : Vous pouvez exporter vos paramètres en JSON pour archivage ou transfert
- Restauration : Possibilité de revenir à une configuration antérieure via l'historique
Bonne pratique : Nous recommandons d'exporter manuellement vos paramètres :
- Avant toute modification importante
- Tous les trimestres pour archivage
- Avant toute mise à jour majeure du système
Peut-on avoir des paramètres différents selon les services ?
Oui, GO4SRH offre plusieurs niveaux de personnalisation :
- Paramètres globaux : S'appliquent à tout l'établissement (calendrier, période de référence, etc.)
- Par fonction :
- Types de congés accessibles (ex : congés pour création d'entreprise uniquement pour certaines fonctions)
- Rythme d'acquisition (ex : cadres vs non-cadres)
- Workflows de validation spécifiques
- Par département :
- Quotas de congés simultanés différents
- Chaîne de validation adaptée
- Destinataires de notifications personnalisés
Configuration : Ces paramètres avancés se configurent dans les sections "Types de congés" et "Workflow de validation". Consultez les guides dédiés pour plus de détails.
Comment tester un nouveau paramètre avant de l'appliquer ?
Excellente question ! Voici trois méthodes pour tester en toute sécurité :
- Mode simulation (recommandé) :
- Créez un scénario de test avec des données fictives
- Activez le mode simulation dans les paramètres avancés
- Appliquez votre nouveau paramètre
- Observez les impacts sur les données de test
- Annulez ou confirmez selon les résultats
- Environnement de test :
- Demandez au support de créer un environnement de test
- Vos données réelles y sont copiées
- Testez vos modifications en conditions réelles
- Appliquez ensuite sur l'environnement de production
- Groupe pilote :
- Créez un groupe pilote avec quelques volontaires
- Appliquez le nouveau paramètre uniquement à ce groupe
- Recueillez les retours pendant 2-4 semaines
- Déployez à tous si satisfaisant
Les paramètres prédéfinis sont-ils conformes à la législation de mon pays ?
GO4SRH propose des modèles préconfigurés pour plusieurs pays :
- Cameroun : Conforme au Code du Travail camerounais (congés payés, jours fériés, durée légale de travail)
- France : Conforme au Code du Travail français et aux conventions collectives courantes
- Autres pays : Modèles génériques basés sur les normes OIT
Important :
- Les conventions collectives de branche peuvent imposer des règles spécifiques
- Les accords d'entreprise peuvent prévoir des avantages supplémentaires
- GO4SCHOOL ne garantit pas la conformité totale sans vérification de votre part
Recommandation :
- Utilisez les paramètres prédéfinis comme base
- Faites vérifier par votre service juridique ou un expert RH
- Ajustez selon vos conventions et accords spécifiques
- Documentez vos choix de paramétrage pour audit ultérieur
Pour toute question de conformité légale, consultez un avocat spécialisé en droit du travail de votre pays.
Prochaines étapes
Maintenant que vous avez configuré les paramètres généraux, explorez les autres aspects de GO4SRH :
Gestion du personnel
Créez les dossiers de votre personnel et gérez leurs informations
Types de congés
Configurez les différents types de congés disponibles
Tableau de bord
Découvrez les indicateurs clés et visualisations
Vue d'ensemble GO4SRH
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Besoin d'aide ?
Notre équipe est là pour vous accompagner dans la configuration et l'utilisation de GO4SRH.
Contactez-nous à [email protected] ou consultez notre centre d'aide en ligne.
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