Rapports RH

Introduction

Le module de rapports RH vous permet de générer des analyses détaillées sur tous les aspects de la gestion du personnel. Des rapports préconçus aux analyses personnalisées, obtenez les insights dont vous avez besoin pour optimiser la gestion de vos ressources humaines.

Avantages des rapports RH

Prise de décision basée sur les données et analyses en temps réel
Gain de temps avec des rapports automatisés et programmables
Conformité réglementaire avec traçabilité complète
Visualisations claires avec graphiques et tableaux de bord
Exports multiples (Excel, PDF, CSV) pour partage facile
Personnalisation complète selon vos besoins spécifiques

Types de rapports disponibles

GO4SRH propose une large gamme de rapports préconçus pour répondre à tous vos besoins d'analyse RH.

Rapports sur les effectifs

Analyses détaillées de la composition et de l'évolution de vos effectifs.

Répartition du personnel par fonction, département, contrat
Évolution des effectifs sur une période donnée
Pyramide des âges et ancienneté
Taux de turnover et taux de rotation
Nouveaux recrutements et départs
Projection des effectifs et besoins futurs

Rapports de congés

Statistiques complètes sur l'utilisation et la gestion des congés.

Soldes de congés par employé et par type
Taux d'utilisation des congés annuels
Demandes en attente, approuvées, rejetées
Calendrier des absences planifiées
Congés non pris et risque de perte
Coûts des congés et impact financier

Rapports d'assiduité

Suivi détaillé de la présence et de la ponctualité.

Taux de présence quotidien, hebdomadaire, mensuel
Retards et absences non justifiées
Heures supplémentaires et heures de travail
Pointages manuels vs automatiques
Comparaison par département ou fonction
Tendances et patterns d'absentéisme

Rapports de paie

Analyses financières et rapports de masse salariale.

Masse salariale totale et par catégorie
Évolution des salaires et augmentations
Charges sociales et cotisations
Primes, bonus et indemnités
Comparaison budget vs réalisé
Projections de coûts salariaux

Rapports de performance

Évaluations et suivi des performances du personnel.

Résultats des évaluations par employé
Scores moyens par département ou fonction
Évolution des performances dans le temps
Identification des talents et potentiels
Plans d'amélioration et formations
Corrélation performance-rémunération

Rapports réglementaires

Documents officiels et conformité légale.

Registre du personnel et déclarations obligatoires
Bilan social annuel
Rapports d'accidents du travail
Audits et conformité réglementaire
Statistiques pour les autorités compétentes
Documentation pour inspections du travail

Générer un rapport

Suivez ces étapes simples pour créer et personnaliser vos rapports RH.

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Accéder aux rapports

Depuis le menu principal, cliquez sur GO4SRH → Rapports pour accéder à l'interface de génération de rapports.

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Sélectionner le type de rapport

Choisissez le type de rapport que vous souhaitez générer parmi les catégories disponibles (Effectifs, Congés, Assiduité, Paie, Performance, Réglementaire).

Exemple : Sélectionnez "Rapports de congés" pour analyser l'utilisation des congés

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Configurer les filtres

Personnalisez votre rapport en appliquant les filtres appropriés pour cibler précisément les données dont vous avez besoin.

Période : Date de début et date de fin (jour, mois, trimestre, année)
Personnel : Individuel, par département, par fonction, ou tout le personnel
Type de contrat : CDI, CDD, Temporaire, Stagiaire, etc.
Statut : Actif, Inactif, En congé, etc.
Autres critères : Ancienneté, âge, localisation, etc.

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Choisir le format de sortie

Sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez recevoir votre rapport : Excel (XLSX), PDF, CSV, ou visualisation web.

💡 Excel pour analyses approfondies, PDF pour impression et partage officiel

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Prévisualiser (optionnel)

Avant de générer le rapport final, vous pouvez prévisualiser les résultats pour vérifier que les filtres et paramètres correspondent à vos attentes.

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Générer et télécharger

Cliquez sur "Générer le rapport". Le système traite les données et vous pourrez télécharger le fichier ou le consulter directement en ligne.

Astuce de productivité

Enregistrez vos configurations de rapports fréquents comme modèles pour les réutiliser rapidement sans reconfigurer tous les paramètres à chaque fois.

Rapports personnalisés

Créez des rapports sur mesure adaptés à vos besoins spécifiques grâce aux outils de personnalisation avancés.

Générateur de rapports

Utilisez le générateur intuitif par glisser-déposer pour créer vos propres rapports. Sélectionnez les champs à inclure, définissez les calculs, ajoutez des filtres et personnalisez la mise en page selon vos préférences.

Formules et calculs

Intégrez des formules personnalisées pour effectuer des calculs complexes : moyennes, sommes, pourcentages, ratios, comparaisons, etc. Le système supporte les fonctions mathématiques, statistiques et logiques avancées.

Graphiques et visualisations

Ajoutez des graphiques interactifs à vos rapports : courbes d'évolution, diagrammes en barres, camemberts, histogrammes, cartes de chaleur. Personnalisez les couleurs, légendes et axes pour une présentation optimale.

Modèles de rapports

Enregistrez vos rapports personnalisés comme modèles réutilisables. Partagez vos modèles avec d'autres utilisateurs de votre établissement ou téléchargez des modèles prêts à l'emploi depuis la bibliothèque.

Tableaux croisés dynamiques

Créez des tableaux croisés pour analyser vos données sous différents angles. Croisez plusieurs dimensions (fonction, département, période, etc.) et obtenez des analyses multidimensionnelles sophistiquées.

Formatage conditionnel

Appliquez des règles de mise en forme automatique pour mettre en évidence les valeurs importantes : seuils d'alerte, comparaisons avec objectifs, tendances positives ou négatives, anomalies détectées.

Formation disponible

Une formation complète sur la création de rapports personnalisés est disponible. Contactez notre équipe support pour planifier une session adaptée à vos besoins spécifiques.

Formats d'export

Exportez vos rapports dans plusieurs formats selon vos besoins de partage, d'analyse ou d'archivage.

Export Excel (XLSX)

Format idéal pour analyses approfondies et manipulation des données.

Feuilles multiples avec données brutes et tableaux de synthèse
Formules et calculs préservés pour analyses personnalisées
Graphiques interactifs et tableaux croisés dynamiques
Mise en forme professionnelle avec styles et couleurs
Filtres automatiques et tris sur toutes les colonnes
Compatible avec Excel, Google Sheets, LibreOffice

Export PDF

Format professionnel pour impression, archivage et partage officiel.

Mise en page optimisée pour impression A4/Lettre
En-têtes et pieds de page avec logo et informations
Table des matières automatique pour rapports longs
Graphiques en haute résolution et tableaux structurés
Sécurisation possible avec mot de passe
Signature numérique pour validation officielle

Export CSV

Format universel pour intégration avec d'autres systèmes.

Données brutes sans mise en forme
Compatible avec tous les tableurs et bases de données
Léger et rapide à générer même pour gros volumes
Idéal pour imports dans logiciels tiers
Encodage UTF-8 pour caractères spéciaux
Séparateurs configurables (virgule, point-virgule, tabulation)

Visualisation Web

Consultation directe en ligne sans téléchargement.

Accès instantané depuis n'importe quel navigateur
Graphiques interactifs avec zoom et filtres dynamiques
Tableaux triables et paginés pour navigation facile
Partage via lien sécurisé avec date d'expiration
Responsive design pour consultation mobile
Actualisation en temps réel des données

Sécurité et confidentialité

Tous les exports respectent les permissions d'accès définies. Les rapports peuvent être protégés par mot de passe et les liens de partage expirent automatiquement selon la configuration de sécurité.

Rapports programmés

Automatisez la génération et l'envoi de vos rapports récurrents pour gagner du temps et garantir un suivi régulier.

📅

Rapports récurrents

Configurez des rapports à générer automatiquement selon une fréquence définie : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le système génère et envoie les rapports sans intervention manuelle.

Exemple : Rapport de présence quotidien envoyé automatiquement chaque matin à 8h

📧

Envoi par email

Les rapports générés peuvent être envoyés automatiquement par email aux destinataires configurés. Personnalisez le message d'accompagnement et définissez plusieurs destinataires ou listes de diffusion.

Options : Email immédiat, regroupement quotidien, ou notification simple avec lien de téléchargement

📁

Archivage automatique

Tous les rapports générés sont automatiquement archivés dans le système avec horodatage et historique complet. Retrouvez facilement vos anciens rapports et comparez les évolutions dans le temps.

Conservation : Durée paramétrable selon vos besoins légaux et organisationnels

🔔

Alertes conditionnelles

Définissez des seuils d'alerte pour recevoir des notifications uniquement lorsque certaines conditions sont remplies (taux d'absence élevé, dépassement de budget, etc.).

Exemple : Alerte si le taux d'absentéisme dépasse 10% dans un département

🎯

Tableaux de bord automatiques

Créez des tableaux de bord qui se mettent à jour automatiquement avec les dernières données. Consultez à tout moment les indicateurs clés sans avoir à régénérer les rapports manuellement.

Vue temps réel accessible depuis l'accueil du module RH

⏸️

Gestion des programmations

Visualisez et gérez toutes vos programmations depuis une interface centralisée. Activez, désactivez, modifiez ou supprimez vos planifications selon vos besoins évolutifs.

Contrôle total : Historique d'exécution, logs et gestion des erreurs

Programmations recommandées

Hebdomadaire : Rapport d'assiduité, résumé des demandes de congés
Mensuel : Statistiques RH globales, rapport de paie, bilan des absences
Trimestriel : Analyse des performances, évolution des effectifs, indicateurs de turnover
Annuel : Bilan social, rapports réglementaires, planification des besoins

Questions fréquentes

Qui peut générer des rapports RH ?

L'accès aux rapports dépend des permissions définies dans votre rôle utilisateur. En général :

Exceptions possibles selon la configuration de votre établissement :

Les gestionnaires peuvent accéder uniquement aux rapports de leur département
Les données sensibles (salaires détaillés) peuvent être restreintes à certains rôles

Contactez votre administrateur système pour demander des accès supplémentaires si nécessaire.

Y a-t-il des limites sur la taille des rapports ?

Les limites varient selon le format d'export :

Excel : 1 million de lignes maximum par feuille (limite technique d'Excel)
CSV : Aucune limite pratique, mais les très gros fichiers peuvent prendre du temps à générer
PDF : Recommandé jusqu'à 1000 pages pour performance optimale

💡 Astuce pour gros volumes :

Pour les rapports très volumineux, utilisez les filtres pour segmenter les données ou programmez la génération en arrière-plan pour ne pas bloquer votre interface.

Comment partager un rapport avec quelqu'un qui n'a pas accès au système ?

Vous avez plusieurs options pour partager des rapports avec des personnes externes :

Export et envoi manuel
- Générez le rapport au format PDF ou Excel
- Téléchargez le fichier sur votre ordinateur
- Envoyez-le par email ou partagez-le via votre méthode habituelle
Lien de partage temporaire
- Générez un lien de partage sécurisé depuis l'interface
- Définissez une date d'expiration (1 jour, 7 jours, 30 jours)
- Le destinataire peut consulter le rapport sans compte GO4SCHOOL
Email automatique programmé
- Configurez un rapport programmé avec envoi par email
- Ajoutez les adresses email des destinataires externes

Important : Assurez-vous de respecter les règles de confidentialité de votre établissement avant de partager des données RH avec des personnes externes.

Peut-on personnaliser l'apparence des rapports ?

Oui, plusieurs niveaux de personnalisation sont disponibles :

Logo et identité visuelle
- Ajoutez le logo de votre établissement dans les en-têtes
- Personnalisez les couleurs selon votre charte graphique
- Configurez les coordonnées à afficher (adresse, téléphone, email)
Mise en page
- Choisissez l'orientation (portrait ou paysage)
- Définissez les marges et l'espacement
- Sélectionnez la police et la taille de texte
Contenu
- Choisissez les colonnes à afficher ou masquer
- Réorganisez l'ordre des sections
- Ajoutez des textes personnalisés (introduction, notes, signatures)
- Définissez les règles de formatage conditionnel
- Personnalisez les graphiques (couleurs, légendes, axes)
Confidentialité
- Ajoutez des mentions de confidentialité automatiques
- Configurez les filigranes (brouillon, confidentiel, etc.)

💡 Toutes ces personnalisations peuvent être enregistrées comme modèles pour réutilisation future.

Comment sécuriser un rapport contenant des données sensibles ?

Plusieurs mécanismes de sécurité sont disponibles :

Protection par mot de passe (PDF)
- Lors de l'export PDF, activez l'option "Protéger par mot de passe"
- Le fichier ne pourra être ouvert qu'avec le mot de passe défini
Liens de partage sécurisés
- Générez un lien unique et non devinable
- Définissez une date d'expiration courte
- Activez la notification pour savoir qui a consulté le rapport
- Révoquez l'accès à tout moment si nécessaire
Chiffrement et envoi sécurisé
- Utilisez le chiffrement email si votre établissement l'a configuré
- Privilégiez les envois via le système plutôt que des emails personnels
- Vérifiez que les destinataires sont autorisés à accéder à ces données

🔒 Important : Toutes les actions sur les rapports (génération, consultation, partage) sont tracées dans les logs d'audit pour conformité RGPD et traçabilité complète.

Peut-on comparer les données de plusieurs établissements ?

Si vous gérez plusieurs établissements dans GO4SCHOOL, vous pouvez générer des rapports consolidés :

Rapports individuels par établissement avec analyses détaillées spécifiques
Rapports consolidés multi-établissements
- Vue d'ensemble regroupant tous les établissements
- Comparaisons côte à côte des indicateurs clés
- Benchmarking et identification des meilleures pratiques
Filtres et segmentation
- Sélectionnez les établissements à inclure dans l'analyse
- Comparez des établissements similaires (taille, région, type)
- Identifiez les tendances communes et les spécificités locales

⚠️ L'accès aux données multi-établissements dépend de vos permissions. Contactez votre administrateur si vous avez besoin d'accès consolidés.

💡 Cas d'usage typique : Les directeurs de complexes scolaires peuvent comparer les performances RH de toutes leurs écoles pour identifier les opportunités d'amélioration et mutualiser les bonnes pratiques.

Prochaines étapes

Maintenant que vous maîtrisez les rapports RH, explorez ces fonctionnalités complémentaires :

Besoin d'aide ?

Notre équipe support est disponible pour vous aider à configurer vos rapports personnalisés. Contactez-nous à [email protected] ou consultez notre centre d'aide.