Gestion des congés

Introduction

Le module de gestion des congés permet aux membres du personnel de soumettre des demandes de congés en ligne, aux gestionnaires de les valider ou rejeter, et au système de suivre automatiquement les soldes de congés de chacun.

À savoir

Le système vérifie automatiquement les soldes disponibles avant de permettre une demande. Les notifications par email et SMS sont envoyées à chaque étape de validation. Les congés peuvent être planifiés jusqu'à 6 mois à l'avance.

Demander un congé

👤 Pour le personnel (Application mobile)

1. Ouvrir l'application GO4SCHOOL
2. Accéder à "Mes congés"
3. Cliquer sur "Nouvelle demande"
4. Remplir le formulaire et soumettre

👨‍💼 Pour les gestionnaires (Web)

1. GO4SRH → Demandes de congés
2. Cliquer sur "Nouvelle demande"
3. Sélectionner le membre du personnel
4. Remplir et créer la demande

📝 Formulaire de demande

1

Type de congé

Sélectionnez le type de congé souhaité (Congés Annuels, Congé Maladie, Congé Maternité, etc.)

💡 Le solde disponible pour ce type de congé s'affiche automatiquement après sélection

2

Période du congé

Indiquez la date de début, la date de fin et le nombre de jours

Date de début

Premier jour d'absence

Date de fin

Dernier jour d'absence

Nombre de jours

Calculé automatiquement

3

Motif (optionnel)

Ajoutez une note explicative sur la raison du congé

4

Joindre un document (optionnel)

Ajoutez un certificat médical ou tout autre justificatif si nécessaire

5

Soumettre la demande

Vérifiez toutes les informations et envoyez la demande pour validation

Vérifications automatiques

Le système vérifie automatiquement : (1) Le solde disponible est suffisant, (2) Aucune autre demande ne chevauche la période, (3) La période ne dépasse pas la limite maximale autorisée, (4) Le délai de préavis est respecté selon le type de congé.

Workflow de validation

Chaque demande de congé passe par un processus de validation configurable selon la hiérarchie de votre établissement.

Étapes de validation

1. En attente

La demande est soumise et attend la validation du supérieur hiérarchique

En attente

2. En cours de révision

Le validateur examine la demande (vérification du solde, de la période, du motif)

En révision

3. Approuvée

La demande est acceptée, le solde est déduit automatiquement, et les notifications sont envoyées

Approuvée

4. Rejetée (alternative)

La demande est refusée avec un motif de rejet. Le demandeur est notifié et peut reformuler

Rejetée

Actions du validateur

Approuver

Accepter la demande et déduire les jours du solde

1. Cliquer sur "Approuver"
2. Ajouter une note (optionnel)
3. Confirmer l'approbation

Rejeter

Refuser la demande avec un motif

1. Cliquer sur "Rejeter"
2. Indiquer le motif du rejet (obligatoire)
3. Confirmer le rejet

Gestion des soldes

Les soldes de congés sont calculés et mis à jour automatiquement par le système.

📥 Jours attribués

Nombre de jours de congés octroyés pour l'année

📤 Jours pris

Nombre de jours de congés déjà utilisés

💰 Solde restant

Jours disponibles pour de futures demandes

Calcul automatique

📅

Acquisition périodique

Les jours de congés sont crédités automatiquement selon la périodicité configurée (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Par exemple : 2,5 jours par mois pour les congés annuels.

🔄

Report des soldes

En fin d'année, les soldes non utilisés peuvent être reportés sur l'année suivante selon les paramètres définis (report total, partiel, ou aucun report).

⚡

Déduction immédiate

Dès qu'une demande est approuvée, les jours sont déduits du solde. Si la demande est annulée, les jours sont automatiquement recrédités.

⏰

Jours en attente

Les jours des demandes en attente de validation sont "bloqués" temporairement et ne peuvent pas être utilisés pour d'autres demandes.

Ajustement manuel

Les administrateurs RH peuvent ajuster manuellement les soldes si nécessaire (régularisation, erreur, situation exceptionnelle). Toute modification est tracée dans l'historique avec le motif et l'auteur de la modification.

Vue calendrier

Le calendrier des congés offre une visualisation claire de toutes les absences planifiées.

Fonctionnalités du calendrier

Vue d'ensemble

Visualisez tous les congés de l'établissement sur un seul calendrier

Filtres avancés

Filtrez par département, fonction, type de congé ou statut

Code couleur

Chaque type de congé a une couleur distincte pour une lecture facile

Export

Exportez le calendrier en PDF ou Excel pour impression ou partage

Détection des conflits

Le calendrier met en évidence automatiquement les périodes où plusieurs membres d'une même équipe sont absents simultanément, permettant aux gestionnaires d'anticiper les problèmes de staffing.

Bonnes pratiques

Planifiez à l'avance

Encouragez le personnel à soumettre les demandes au moins 2 semaines avant la date souhaitée pour faciliter l'organisation.

Consultez le calendrier

Avant de soumettre une demande, vérifiez le calendrier pour éviter les périodes où trop de collègues sont déjà absents.

Validez rapidement

Les gestionnaires doivent traiter les demandes dans les 48-72h pour permettre au personnel de planifier efficacement.

Communiquez les rejets

En cas de rejet, expliquez clairement le motif et proposez des alternatives si possible.

Surveillez les soldes

Vérifiez régulièrement vos soldes pour éviter de perdre des jours en fin d'année (si pas de report).

Questions fréquentes

Puis-je annuler une demande déjà approuvée ?

Oui, tant que la date de début du congé n'est pas encore atteinte. Vous pouvez annuler votre demande depuis votre espace personnel ou l'application mobile. Les jours seront automatiquement recrédités à votre solde. Si le congé a déjà commencé, contactez votre gestionnaire RH pour une annulation manuelle.

Que se passe-t-il si ma demande est rejetée ?

Si votre demande est rejetée, vous recevrez une notification avec le motif du rejet. Les jours "en attente" seront libérés et ajoutés à votre solde disponible. Vous pouvez reformuler votre demande en tenant compte du motif de rejet, ou discuter avec votre supérieur hiérarchique pour trouver une solution alternative.

Comment sont calculés les jours ouvrés ?

Le système calcule automatiquement les jours ouvrés en excluant les weekends (samedi et dimanche) et les jours fériés configurés dans GO4SCONFIG. Par exemple, si vous demandez du lundi 1er au vendredi 5 (5 jours calendaires), le système comptera 5 jours ouvrés. Si vous demandez du vendredi 5 au lundi 8, le système comptera 2 jours ouvrés (vendredi et lundi).

Puis-je prendre plus de congés que mon solde disponible ?

En principe, non. Le système bloque automatiquement les demandes qui dépassent le solde disponible. Cependant, pour des situations exceptionnelles (urgence familiale, maladie grave, etc.), un administrateur RH peut autoriser des congés "à crédit" en ajustant manuellement les soldes. Ces jours négatifs seront déduits des prochaines acquisitions.

Les jours fériés sont-ils décomptés de mon solde ?

Non, les jours fériés ne sont pas décomptés de votre solde. Si un jour férié tombe pendant votre période de congé, il n'est pas compté comme un jour de congé pris. Par exemple, si vous prenez du lundi au vendredi et que le mercredi est férié, seulement 4 jours seront déduits de votre solde.