GO4SRH Gestion des absences

Gestion des absences

Suivez et gérez les absences du personnel avec justificatifs et statistiques détaillées.

Introduction

Le module de gestion des absences permet d'enregistrer, de suivre et d'analyser toutes les absences du personnel. Il distingue les absences justifiées des absences non justifiées et permet de joindre des documents justificatifs.

À savoir

Les absences peuvent être déduites automatiquement des soldes de congés selon le type d'absence configuré. Le système calcule automatiquement le taux d'absentéisme par membre du personnel et par département.

Enregistrer une absence

Étapes d'enregistrement

1

Accéder au module

GO4SRH → Absences → Bouton "Nouvelle absence"
2

Sélectionner le membre du personnel

Choisissez la personne absente dans la liste déroulante

Recherche par nom ou matricule
3

Indiquer la période

Précisez la date de début, la date de fin et le nombre de jours

💡 Le nombre de jours ouvrés est calculé automatiquement en tenant compte des weekends et jours fériés
4

Choisir le type d'absence

Sélectionnez le type (Maladie, Personnel, Formation, etc.)
5

Ajouter un justificatif (optionnel)

Joignez un certificat médical, attestation ou autre document
6

Ajouter une note (optionnel)

Précisez les circonstances ou détails supplémentaires
7

Enregistrer

Validez pour créer l'absence

Enregistrement automatique

Si un membre du personnel ne pointe pas et n'a pas de demande de congé approuvée, le système peut créer automatiquement une absence non justifiée. Cette fonctionnalité est configurable dans les paramètres.

Types d'absence

Différents types d'absence peuvent être configurés selon les besoins de votre établissement.

🏥

Maladie

Absence pour raison médicale

Justificatif requis

👤

Personnelle

Absence pour motif personnel

Justificatif optionnel

📚

Formation

Absence pour formation professionnelle

Justificatif requis

⚠️

Non justifiée

Absence sans justification

Aucun justificatif

🏢

Mission

Absence pour mission officielle

Ordre de mission requis

🎓

Autorisation

Absence autorisée pré-approuvée

Autorisation requise

⚙️ Configuration des types

Les administrateurs peuvent créer, modifier ou supprimer des types d'absence depuis GO4SRH → Paramètres → Types d'absence. Pour chaque type, vous pouvez configurer :

• Si un justificatif est obligatoire ou optionnel
• Si l'absence est décomptée des soldes de congés
• Si une notification est envoyée au supérieur hiérarchique
• La couleur d'affichage dans le calendrier

Gestion des justificatifs

📎 Types de documents acceptés

PDF

DOCX

JPG/PNG

XLSX

⚠️ Taille maximale : 5 MB par fichier

✅ Validation des justificatifs

Les justificatifs peuvent être validés ou rejetés par les gestionnaires RH ou les supérieurs hiérarchiques.

✓ Approuvé

Le justificatif est valide et l'absence est justifiée

⏳ En attente

Le justificatif est en cours de vérification

✗ Rejeté

Le justificatif est invalide ou insuffisant

Statistiques d'absences

Le système génère automatiquement des statistiques d'absentéisme pour une meilleure analyse.

📊 Par membre du personnel

• Nombre total d'absences
• Nombre de jours d'absence
• Taux d'absentéisme (%)
• Répartition par type d'absence
• Évolution mensuelle

📈 Par département/fonction

• Taux d'absentéisme moyen
• Comparaison entre départements
• Tendances sur l'année
• Types d'absence les plus fréquents
• Jours de la semaine les plus touchés

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une absence et un congé ?

Un congé est une absence planifiée et approuvée à l'avance par la hiérarchie (ex: congés annuels, congé maternité). Une absence est généralement imprévue et peut être justifiée (maladie) ou non justifiée. Les congés sont demandés via le module "Demandes de congés", tandis que les absences sont enregistrées dans le module "Absences".

Peut-on transformer une absence en congé ?

Oui, si un membre du personnel a été absent et souhaite que cette période soit décomptée de son solde de congés, l'administrateur peut créer rétroactivement une demande de congé et supprimer l'absence. Cependant, cette opération doit être justifiée et documentée pour maintenir la traçabilité.

Comment sont traitées les absences de longue durée ?

Pour les absences de longue durée (maladie prolongée, congé parental, etc.), vous pouvez créer une seule absence couvrant toute la période. Le système calculera automatiquement tous les jours ouvrés concernés. Des rappels peuvent être configurés pour demander des justificatifs périodiques (par exemple, certificat médical tous les 15 jours).

Les absences sont-elles visibles par le personnel concerné ?

Oui, chaque membre du personnel peut consulter son historique d'absences dans son espace personnel sur l'application mobile ou le portail web. Ils peuvent également recevoir des notifications lorsqu'une absence est enregistrée et ajouter des justificatifs directement depuis leur interface.

Modules connexes

Explorez d'autres fonctionnalités liées à la gestion du personnel :

Gestion des congés

Gérer les demandes de congés

Rapports RH

Analyser les tendances d'absentéisme