Gestion des transactions
Enregistrez et gérez tous les paiements de frais scolaires et autres revenus de l'établissement.
Introduction
Les transactions permettent d'enregistrer tous les paiements effectués par les élèves et les revenus externes de l'établissement. Chaque transaction est liée à un élève ou marquée comme externe, et associée à une ou plusieurs catégories de frais.
À savoir
Une transaction peut être créée manuellement par un gestionnaire ou automatiquement via les paiements mobiles validés. Chaque transaction génère automatiquement un reçu imprimable.
Types de transactions
GO4SFEES supporte deux grands types de transactions selon leur nature.
Frais scolaires
Paiements liés aux frais scolaires des élèves inscrits dans l'établissement.
- Frais de scolarité
- Frais d'inscription
- Frais d'examen
- Frais de transport
- Frais de cantine
- Activités extrascolaires
Autres transactions
Revenus externes non liés aux frais scolaires des élèves.
- Dons
- Subventions
- Location d'infrastructures
- Vente de fournitures
- Autres revenus
Enregistrer une transaction élève
Une transaction élève enregistre un paiement effectué par un parent ou tuteur pour les frais scolaires d'un ou plusieurs élèves.
Étapes d'enregistrement
Sélectionner l'élève
Recherchez et sélectionnez l'élève concerné par le paiement.
Voir les paiements attendus
Le système affiche automatiquement tous les paiements attendus de l'élève avec leurs montants restants.
Saisir le montant
Entrez le montant payé par le parent. Vous pouvez :
- • Payer intégralement un ou plusieurs frais
- • Effectuer un paiement partiel sur un frais
Sélectionner la méthode de paiement
Choisissez la méthode utilisée (Espèces, Mobile Money, Virement, Chèque).
Enregistrer la transaction
Validez la transaction. Le système met à jour automatiquement les paiements attendus et le statut de l'élève.
Enregistre la transaction
Enregistre et génère le reçu
Paiements attendus
Les paiements attendus représentent les montants que chaque élève doit payer selon les paramètres de frais configurés. Ils sont générés automatiquement lors du verrouillage des frais.
En attente
Aucun paiement n'a encore été effectué
Paiement partiel
Une partie du montant a été payée
Payé
Le montant total a été réglé
Important
Les paiements attendus se mettent à jour automatiquement à chaque nouvelle transaction. Un élève est considéré à jour lorsque tous ses paiements attendus obligatoires sont marqués comme 'Payé'.
Application des réductions
Les réductions peuvent être appliquées automatiquement ou manuellement lors de l'enregistrement d'une transaction.
Réduction en pourcentage
Réduit le montant d'un certain pourcentage.
Réduction fixe
Réduit le montant d'une valeur fixe.
Application automatique
Les réductions configurées dans les paramètres de frais (fratrie, mérite, personnel) sont appliquées automatiquement lors de la génération des paiements attendus.
Méthodes de paiement
Sélectionnez la méthode utilisée par le parent pour effectuer le paiement.
Mobile Money
Orange Money, MTN MoMo
Virement bancaire
Transfert ou dépôt bancaire
Espèces
Paiement en liquide
Chèque
Paiement par chèque
Liste des transactions
Consultez l'historique complet de toutes les transactions enregistrées avec des filtres avancés.
Filtres disponibles
- Par date ou période
- Par élève
- Par catégorie de frais
- Par méthode de paiement
- Par montant
- Par statut
Consulter
Voir les détails de la transaction
Modifier
Modifier une transaction non validée
Imprimer
Imprimer le reçu de paiement
Bonnes pratiques
Vérifier les montants
Vérifiez toujours le montant avec le parent avant d'enregistrer la transaction.
Documenter les paiements
Imprimez systématiquement un reçu pour chaque transaction enregistrée.
Enregistrement rapide
Enregistrez les transactions le jour même du paiement pour une comptabilité à jour.
Notifications automatiques
Les parents reçoivent automatiquement une notification par app mobile ou email après chaque paiement.
Questions fréquentes
Puis-je supprimer une transaction ?
Les transactions ne peuvent pas être supprimées pour maintenir l'intégrité financière et la piste d'audit. Cependant, vous pouvez annuler une transaction si elle a été enregistrée par erreur. Les transactions annulées sont marquées comme telles et restent dans le système à des fins de tenue de registres.
Comment enregistrer un paiement en espèces ?
Sélectionnez 'Nouvelle transaction' depuis le tableau de bord, choisissez l'élève, sélectionnez 'Espèces' comme méthode de paiement, entrez le montant et sélectionnez les frais auxquels il s'applique, puis enregistrez. Un reçu sera généré automatiquement pour l'impression.
Puis-je modifier une transaction après sa création ?
Vous pouvez modifier certains champs d'une transaction dans les 24 heures suivant sa création, tels que les notes ou l'affectation des frais. Cependant, le montant et la méthode de paiement ne peuvent pas être modifiés pour des raisons de sécurité. Pour des corrections majeures, annulez la transaction et créez-en une nouvelle.
Comment gérer les remboursements ?
Les remboursements doivent être enregistrés comme des transactions négatives. Créez une nouvelle transaction avec un montant négatif, sélectionnez la catégorie de frais appropriée et ajoutez une note expliquant la raison du remboursement. Cela maintient une piste d'audit financière complète.
Puis-je enregistrer des paiements partiels ?
Oui, les paiements partiels sont entièrement supportés. Lors de l'enregistrement d'une transaction, vous pouvez entrer n'importe quel montant inférieur au total attendu. Le système calcule automatiquement le solde restant et met à jour le statut de paiement de l'élève en conséquence.
