GO4SCONFIG Paramètres des matricules

Paramétrer les matricules élèves

Personnalisez le format des numéros matricules de vos élèves avec un système de variables dynamiques.

Introduction

Le numéro matricule est un identifiant unique attribué à chaque élève lors de son inscription dans votre établissement. GO4SCHOOL vous permet de personnaliser le format de génération de ces matricules selon vos besoins et votre organisation.

À savoir

Une fois configuré, le format des matricules s'applique automatiquement à tous les nouveaux élèves inscrits. Les matricules déjà attribués ne sont pas modifiés.

Pourquoi personnaliser les matricules ?

Identification rapide

Format cohérent facilitant l'identification et la recherche d'élèves

Conformité

Respect des standards et conventions de votre établissement

Traçabilité

Inclusion d'informations comme l'année d'inscription dans le matricule

Variables disponibles

Pour créer votre format personnalisé, vous disposez de plusieurs variables dynamiques qui seront automatiquement remplacées par les valeurs correspondantes lors de la génération du matricule.

{school}

Code de l'école

Identifiant unique de votre établissement scolaire

Exemple : GO4S, ECOLE01, LYC

{year}

Année d'inscription

Année académique lors de laquelle l'élève a été inscrit

Exemple : 2024, 2025, 24, 25

{order}

Numéro d'ordre

Numéro séquentiel unique pour chaque nouvel élève

Exemple : 001, 002, 0001, 1, 42

{initials}

Initiales de l'élève

Premières lettres du nom et prénom de l'élève

Exemple : JD (Jean Dupont), MK (Marie Kamga)

Important

Les variables doivent être entourées d'accolades

Configurer le format

Étapes de configuration

1 Dans le menu latéral, cliquez sur GO4SCONFIG
2 Sélectionnez Général
3 Allez dans l'onglet Matricule
4 Dans le champ "Format du matricule", saisissez votre format personnalisé en utilisant les variables
5 Vérifiez la prévisualisation pour vous assurer que le format correspond à vos attentes
6 Cliquez sur Enregistrer

Résultat :

001

✓ Format le plus simple
✓ Numérotation séquentielle uniquement

Prévisualiser le résultat

Avant d'enregistrer votre format, GO4SCHOOL affiche une prévisualisation en temps réel du matricule qui sera généré pour le prochain élève inscrit.

Fonctionnement de la prévisualisation

Mise à jour automatique

La prévisualisation se met à jour instantanément à chaque modification du format

Données réelles

Utilise les vraies données de votre école (code, année, prochain numéro d'ordre)

Validation visuelle

Permet de vérifier que le format correspond à vos attentes avant de l'appliquer

Zone de prévisualisation affichant un exemple de matricule généré

Conseil

Testez différents formats et observez la prévisualisation pour choisir celui qui convient le mieux à votre établissement. N'hésitez pas à expérimenter avant d'enregistrer.

Bonnes pratiques

Configurez avant la première inscription

Définissez votre format de matricule AVANT d'inscrire vos premiers élèves pour garantir la cohérence

Incluez l'année d'inscription

Ajouter {year} permet d'identifier rapidement la promotion de l'élève et facilite les archives

Utilisez des séparateurs clairs

Les tirets ou slashs rendent le matricule plus lisible : GO4S-2024-001 est plus clair que GO4S2024001

Évitez les formats trop longs

Un matricule trop long devient difficile à mémoriser et à communiquer. Privilégiez la simplicité

Pensez à la pérennité

Choisissez un format qui restera valide sur plusieurs années sans nécessiter de modifications

Testez avant de valider

Utilisez la prévisualisation pour vérifier que le format génère bien le résultat attendu

Questions fréquentes

Puis-je modifier le format après avoir inscrit des élèves ?

Oui, vous pouvez modifier le format à tout moment. Cependant, cette modification n'affectera que les NOUVEAUX élèves inscrits après le changement. Les matricules déjà attribués ne seront pas modifiés, ce qui peut créer une incohérence dans votre système. Il est donc fortement recommandé de bien définir votre format dès le départ.

Que se passe-t-il si deux élèves ont les mêmes initiales ?

Ce n'est pas un problème ! Si vous utilisez la variable {initials}, les élèves avec les mêmes initiales auront quand même des matricules différents grâce aux autres variables (notamment {order} qui est toujours unique). Par exemple : GO4S-2024-001-JD et GO4S-2024-002-JD sont deux matricules distincts.

Comment fonctionne la variable {order} ?

La variable {order} génère un numéro séquentiel qui s'incrémente automatiquement à chaque nouvelle inscription. Le premier élève aura 001, le deuxième 002, et ainsi de suite. Ce numéro garantit l'unicité du matricule et permet de connaître l'ordre d'inscription des élèves dans votre établissement.

Puis-je utiliser des caractères spéciaux dans le format ?

Oui, vous pouvez utiliser la plupart des caractères : tirets (-), slashs (/), points (.), underscores (_), etc. Cependant, il est recommandé d'éviter les caractères trop complexes qui pourraient poser des problèmes dans certains contextes (exports, impression, etc.). Privilégiez les caractères standards.

Le matricule est-il visible par les parents sur le portail ?

Oui, le numéro matricule de l'élève est visible par les parents sur leur espace personnel et peut être utilisé pour identifier l'élève lors de paiements, communications ou demandes de documents. C'est un identifiant important qui facilite toutes les interactions avec l'établissement.

Prochaines étapes

Maintenant que vous avez configuré vos matricules, découvrez ces autres paramètres :

Gérer les rôles et permissions

Configurez les droits d'accès de votre équipe

Configurer l'année académique

Définissez votre calendrier scolaire