Stock Categories
Organize your items logically with categories for efficient inventory management
What is an item category?
An item category is a way to organize your stock by grouping items with similar characteristics. This facilitates search, filtering, and reporting.
Organisation claire
Groupez vos articles par type (fournitures, mobilier, équipement, etc.) pour une gestion plus intuitive
Recherche rapide
Filtrez facilement vos articles par catégorie pour trouver ce que vous cherchez
Rapports précis
Générez des statistiques et rapports par catégorie pour une meilleure analyse
How to create a category?
Access the category page
Go to GO4STOCK > Item categories
![[CAPTURE D'ÉCRAN : Page de liste des catégories avec bouton 'Nouvelle catégorie']](/vite/assets/stock_categories_list-BydqV6VP.png)
Click 'New category'
You'll see a creation form
Champs disponibles :
-
*
Nom de la catégorie (obligatoire) : Un nom clair et descriptif (ex : 'Fournitures scolaires', 'Matériel informatique')
-
•
Description (optionnel) : Une description détaillée de ce que contient cette catégorie
![[CAPTURE D'ÉCRAN : Formulaire de création de catégorie]](/vite/assets/stock_categories_form-DkuPkpAI.png)
Fill in the information
Cliquez sur 'Créer' pour sauvegarder votre nouvelle catégorie.
Catégorie créée avec succès !
Vous pouvez maintenant assigner des articles à cette catégorie.
Category examples
Voici quelques exemples de catégories couramment utilisées dans les établissements scolaires :
School supplies
All materials used by students for their classes
Exemples d'articles :
- • Notebooks and binders
- • Pens, pencils, and markers
- • Erasers, rulers, and protractors
Computer equipment
Technology equipment and peripherals
Exemples d'articles :
- • Computers and tablets
- • Mice, keyboards, and screens
- • Cables and adapters
Furniture
Furniture and furnishing equipment
Exemples d'articles :
- • Tables and chairs
- • Cabinets and shelves
- • Desks and boards
Sports equipment
Sports materials and equipment
Exemples d'articles :
- • Balls and sports gear
- • Sports mats
- • Nets and goals
Assigning items to a category
Il existe deux façons d'assigner des articles à une catégorie :
Important à savoir
Un article ne peut appartenir qu'à une seule catégorie à la fois. Si vous changez la catégorie d'un article, il sera automatiquement retiré de l'ancienne catégorie.
During item creation
- 1. Créez un nouvel article
- 2. Dans le formulaire, sélectionnez la catégorie appropriée
- 3. Remplissez les autres informations
- 4. Enregistrez l'article
By modifying an existing item
- 1. Accédez à la fiche de l'article
- 2. Cliquez sur 'Modifier'
- 3. Changez ou sélectionnez une catégorie
- 4. Enregistrez les modifications
Managing categories
Modifier une catégorie
Cliquez sur le menu à trois points (•••) à côté d'une catégorie, puis sélectionnez 'Modifier' pour changer son nom ou sa description.
Rechercher des catégories
Utilisez la barre de recherche en haut de la page pour trouver rapidement une catégorie par son nom.
Supprimer une catégorie
Vous pouvez supprimer une catégorie si elle ne contient aucun article. Si des articles y sont associés, vous devrez d'abord les déplacer vers une autre catégorie ou les supprimer.
Best practices
Create categories before items
Define your category structure before starting to add items. This avoids reorganizations later.
Use clear names
Choose explicit names that everyone can understand. Avoid abbreviations or technical codes.
Don't create too many categories
Limit yourself to 10-15 main categories maximum. Too many categories complicates management.
Use subcategories for specifics
If a category contains many diverse items, create subcategories. Example: 'School supplies' > 'Notebooks', 'Pens', 'Drawing supplies'.
Review categories regularly
Every 6 months, check if your categories are still relevant and make adjustments if necessary.
Assign each item to a category
Never leave an item without a category. This ensures items are findable and trackable.
Frequently asked questions
Can I change an item's category after creation?
Yes, you can change an item's category at any time. Open the item record, select a new category, and save. The change is immediate and doesn't affect movement history.
What happens if I delete a category?
You can only delete a category if it has no assigned items. If items exist in this category, you must first reassign them to another category before deleting.
Can I have categories and subcategories?
Yes! GO4STOCK supports multiple category levels. You can create a parent category and then several subcategories under it. Example: 'Educational materials' (parent) > 'Laboratory materials', 'Sports materials' (subcategories).
How do I view all items in a category?
Go to the items page and use the category filter. Select the desired category in the dropdown, and only items in that category will be displayed.
Can an item belong to multiple categories?
No, each item can only belong to one category at a time. If an item could fit in multiple categories, choose the most specific or main one.
